Por qué importa tanto rebajar bien los gastos
El impuesto a la renta de tu empresa se calcula sobre la utilidad: ingresos menos gastos. Cada gasto bien respaldado baja la base sobre la que pagas impuesto, y cada gasto mal respaldado puede volver con intereses y multas cuando el SII revisa. En nuestra experiencia, la diferencia entre una pyme ordenada y una desordenada no está en cuánto gasta, sino en si puede probar lo que gastó.
Los 4 requisitos del artículo 31
La Ley de la Renta (artículo 31) pide que un gasto cumpla, a la vez, con lo siguiente:
- Relación con el giro: que sirva para el negocio y tenga aptitud de generar ingresos. Desde la reforma de 2020 (Ley 21.210) no se exige que el gasto efectivamente produzca una venta: basta que tenga relación con la actividad, aunque no resulte.
- Pagado o adeudado en el año: se rebaja en el año comercial que corresponde, no antes ni después. En el régimen Pro Pyme, que funciona en base a flujo, la regla práctica es el año en que se paga.
- No rebajado antes: un mismo desembolso no puede usarse dos veces, por ejemplo como costo de una mercadería y otra vez como gasto.
- Acreditado: con documentos que demuestren que existió y que lo pagó la empresa: factura electrónica a nombre de la empresa, contrato, comprobante de transferencia desde la cuenta de la empresa.
Gastos que normalmente sí se aceptan
| Gasto | Qué cuidar |
|---|---|
| Arriendo del local u oficina | Contrato a nombre de la empresa y pagos desde su cuenta. |
| Sueldos y cotizaciones | Contrato, liquidaciones y Previred al día. El sueldo del dueño (sueldo empresarial) se acepta si trabaja efectivamente en la empresa y cotiza. |
| Honorarios de terceros | Boleta de honorarios recibida y retención declarada en el F29. |
| Luz, agua, internet, teléfono del negocio | Boletas o facturas a nombre de la empresa o del local. |
| Mercadería e insumos | Factura. En Pro Pyme, las existencias se rebajan cuando se pagan. |
| Maquinaria, computadores, herramientas | Factura. En Pro Pyme el activo fijo se puede rebajar completo en el año en que se paga (depreciación instantánea). |
| Publicidad, sitio web, redes sociales | Factura o boleta de servicio; si el proveedor es extranjero, comprobante de pago. |
| Contador, abogado, capacitaciones | Factura o boleta de honorarios. |
| Intereses de créditos de la empresa | Crédito a nombre de la empresa y usado en el negocio. |
| Camioneta o vehículo de trabajo | A nombre de la empresa y usado en el giro (reparto, terreno, carga). |
Gastos que el SII suele rechazar
- Gastos personales o familiares del dueño pagados con la empresa: supermercado, colegio de los hijos, vacaciones, ropa, el auto familiar.
- Automóviles, station wagons y similares: su compra, combustible, mantención y seguros se rechazan por regla general, salvo que el giro sea transporte o arriendo de vehículos.
- Compras sin documento o con documento a nombre de otra persona.
- Multas e intereses por atrasos con el SII, la Tesorería o la Dirección del Trabajo.
- Gastos sin relación con el giro: por ejemplo, una peluquería que rebaja la compra de un televisor para la casa del dueño.
Un caso frecuente: pagar con la cuenta de la empresa algo que es personal "porque después lo ordeno". Si no se registra como retiro del dueño, para el SII es un gasto rechazado.
Qué pasa si te rechazan un gasto: el impuesto del 40%
Cuando el SII rechaza un gasto, lo primero es que se agrega a la utilidad y pagas el impuesto que te ahorraste, con reajustes e intereses. Pero hay un segundo nivel más caro: el artículo 21 de la Ley de la Renta aplica un impuesto único del 40% sobre ese monto cuando el gasto benefició al dueño, a los socios o a sus relacionados, o cuando la empresa no logra acreditar en qué se gastó. Es decir, pagar la cuenta del supermercado de la casa con la tarjeta de la empresa puede terminar costando mucho más que lo que costó la compra.
Factura o boleta: por qué siempre conviene pedir factura
Con una factura a nombre de la empresa tienes dos ventajas: el gasto queda respaldado para la renta y además recuperas el IVA como crédito fiscal en el F29. Con una boleta de venta no recuperas el IVA y es más difícil demostrar que el gasto fue de la empresa y no tuyo. Pide factura incluso en compras chicas (combustible de la camioneta de trabajo, materiales, almuerzo con un cliente si tu giro lo justifica): con los años, la diferencia se nota.
Cómo ordenarte para no perder gastos
- Separa las cuentas: una cuenta bancaria y una tarjeta solo para la empresa. Lo personal, desde tu cuenta personal o como retiro registrado.
- Revisa el Registro de Compras y Ventas (RCV) del SII cada mes: ahí aparecen todas las facturas recibidas. Si una no corresponde a tu empresa, hay que reclamarla.
- Guarda los respaldos (contratos, transferencias, documentos) al menos 6 años, que es el plazo máximo que tiene el SII para revisar en la mayoría de los casos.
- Pregunta antes de comprar algo grande (un vehículo, una remodelación): según cómo y a nombre de quién se compre, puede ser 100% rebajable o 100% rechazado.
En Contauditor revisamos cada mes las compras de nuestros clientes en el RCV, separamos lo que es gasto de la empresa de lo que es retiro del dueño y avisamos a tiempo cuando algo no se puede rebajar, antes de que llegue la Operación Renta. Conoce nuestro servicio de contabilidad para pymes o pide una asesoría tributaria si tienes dudas con un gasto puntual.
Preguntas frecuentes
¿Qué requisitos debe cumplir un gasto para que el SII lo acepte?
Estar relacionado con el giro, pagado o adeudado en el año, no rebajado antes y respaldado con documentos, idealmente factura a nombre de la empresa.
¿Qué pasa si el SII rechaza un gasto?
Se agrega a la utilidad y pagas el impuesto correspondiente. Si benefició al dueño o a sus relacionados, o no se puede acreditar, puede quedar afecto al impuesto único del 40%.
¿Puedo rebajar el combustible y el auto de la empresa?
Los automóviles y station wagons se rechazan por regla general, salvo en empresas de transporte o arriendo de vehículos. Las camionetas y vehículos de trabajo usados en el giro sí pueden aceptarse.
